Comment organiser un événement, Soirée d’entreprise Casablanca Maroc

Comment organiser un événement réussi?

Guide pour faciliter et réussir l’organisation d’événements

Obligations :

Comment organiser un événement professionnel? Chaque opérateur dispose d’un kit communication de base lui permettant d’assurer la visibilité du programme Interrègne. Du matériel supplémentaire peut être obtenu auprès de l’équipe technique : roll-ups, stand, drapeaux, brochures de présentation, fardes à rabats, blocs-notes, porte-mines,…

Il est conseillé de prendre des photos lors de l’événement. Dans certains cas, il peut être intéressant que différents projets basés sur le même sujet puissent organiser un événement conjointement, notamment pour les portefeuilles de projets.

Conseils utiles :

Peu importe le type d’événement qu’un opérateur veut organiser, il doit être préparé avec un objectif précis en tête. Il est primordial de se poser les 3 questions suivantes :

a) Quel objectif veut-on atteindre ?

b) Quel public veut-on toucher ?

c) Quel est le moyen le plus efficace de toucher ce public-cible ?

Le succès d’un événement dépend fortement d’une définition préalable de l’objet de l’événement, de son public-cible et du moyen de l’atteindre, ainsi que d’un plan d’actions cohérent. L’organisation de l’événement doit par conséquent commencer suffisamment à l’avance.

A quoi faut-il penser lors de l’organisation d’un événement ?

Comment organiser un événement ,animation Soirée d'entreprise Maroc

Voici comment organiser un événement réussi: ORGANISATEURS 

Formez une équipe responsable de l’événement et rédigez un plan détaillé. Identifiez les personnes de contact locales et attribuez les rôles aux membres de votre équipe. Briefez-les régulièrement, par exemple en organisant des réunions. Faites un retro-planning avec toutes les informations relatives à l’événement (agenda, organisation de la journée, personne de contact pour le lieu de l’événement, les renseignements sur des éventuels intervenants,…) de façon à ce que chaque membre de votre équipe organisatrice ait toutes les informations essentielles sous la main.

PUBLICS-CIBLES :

Pour identifier votre public-cible, vous pouvez vous poser les questions suivantes: – Quel groupe de personnes serait intéressé par mon événement ?

– Quel groupe de personnes pourrait potentiellement m’aider à atteindre mes objectifs projets et mes objectifs de communication si je parviens à les toucher par mon événement?

– Comment faire en sorte que mon événement les attire ?

BUDGET :

Votre budget va considérablement déterminer certains aspects de votre événement (lieu de l’événement, nombre d’invités, qualité des supports,…).

C’est pourquoi il est important d’inclure une partie budget dans votre plan. Commencez par réaliser une feuille de calculs du budget dès que vous décidez d’organiser un événement et nommez un membre de votre équipe responsable de la gestion des coûts. Diviser votre budget entre les différentes étapes de l’organisation de l’événement et gardez toujours une partie de l’argent de coté en cas d’urgences.

THEME/TITRE DE EVÉNEMENT :

Comment organiser un événement professionnel :Le titre d’un événement définit son identité et c’est un facteur important qui va donner envie ou non à vos invités d’y participer. Le thème doit refléter vos objectifs.

TIMING: Comment organiser un événement pro ?

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Votre événement ne peut pas se faire à la même date qu’un autre événement où votre public-cible serait susceptible d’aller.

– Choisissez bien votre date.

– Vérifiez consciencieusement si chacun des invités pourra être là.

– Vérifiez aussi si la date choisie ne coïncide pas avec d’autres événements importants (événements politiques, vacances,…)

MODÉRATEUR/ANIMATEUR : 

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Un des ingrédients principaux pour organiser un très bon événement est de disposer d’un bon modérateur. Assurez- vous d’avoir quelqu’un qui est capable de gérer et animer l’événement, d’orienter les discussions et les débats et de rendre l’événement intéressant et pertinent pour vos invités. Beaucoup de journalistes sont de bons modérateurs.

Demandez à vos relations travaillant dans les médias ou animation si ils n’ont pas un contact qui pourrait vous fournir cet apport !

Comment organiser un événement ? les clés du succès :

LIEU : 

Avant de rechercher le lieu où vous organiserez votre événement, pensez d’abord au nombre de personnes qui vont participer, au nombre de salles dont vous aurez besoin, et au genre de restauration que vous allez proposer.

– Assurez-vous que l’endroit choisi est accessible aux personnes que vous désirez inviter.

– Introduisez des demandes pour plusieurs lieux et voyez lesquels sont les plus intéressants en fonction de ce qui est inclus dans le prix (Caterine, équipement technique).

SERVICE DE RESTAURATION (CATERING) :

Si vous prévoyez de proposer une restauration, pensez à mettre suffisamment de tables et quelques sièges pour que les gens puissent s’asseoir. N’oubliez pas de prendre en compte tous les régimes alimentaires.

MATÉRIEL TECHNIQUE : 

Pensez attentivement à tout le matériel technique dont vous aurez besoin pendant l’événement (ordinateurs, rétroprojecteurs, grand écran,sonorisation…).

– Demandez d’abord au responsable des lieux quel est le matériel mis à disposition sur place.

– Prévoyez de faire une visite du lieu auparavant pour tester le matériel qui sera utilisé. Si possible, collectez à l’avance toutes les présentations qui auront lieu à l’événement afin d’en faire une seule grande présentation qui sera déjà mise sur l’ordinateur à utiliser le jour venu.

– Pour des événements d’une grande importance, prévoyez d’engager un photographe professionnel.

REUNION DE REPETITION :

Prévoyez un temps de répétition le jour avant l’événement.

– Parcourez les principales présentations qui auront lieu, anticipez les questions qui pourraient être posées (Ex : Où se trouvent les toilettes ? Quel est l’accès à internet ?).

– Assurez-vous que l’équipe est capable d’y répondre. N’oubliez pas d’amener des badges avec les noms, des mominettes pour les places des intervenants, les listes d’inscrits, du papier et des stylos, la listes des contacts des fournisseurs…

ÉVALUATION :

Organisez une session de débriefing avec les organisateurs pour discuter de ce qui s’est bien passé et de ce qui pourrait être amélioré lors des prochains événements. Analysez les questionnaires de Feedback que vous aviez proposé à vos invités lors de l’événement ou bien envoyez-leur un formulaire de Feedback par mail. (Ne pas attendre trop longtemps pour ne pas voir le taux de retours baisser).

Source: Comment organiser un événement ? : interreg-fwvl.eu/

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