Conseils pour organiser une soirée réussie

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 Comment organiser sans risque une soirée étudiante ?

Pour les étudiants des grandes écoles et des universités, les occasions de fêtes et soirée étudiante, sont multiples et variées :

Week-end d’intégration ou de désintégration, gala des grandes écoles…

 De très nombreuses soirées sont organisées au cours de l’année par les BDE ou par les associations étudiantes.

 Durant ces évènements, la consommation de produits psychotropes  remplit une fonction particulière et notamment celle d’intégration au groupe.

Pour prévenir certaines dérives et comportements à risques liés à une consommation excessive constatés lors de ces rassemblements, des professionnels de la prévention ont souhaité partager avec vous leur expérience et vous apportent leur conseil.

LA FÊTE ! Soirée étudiante comment ça se passe ?

Faire la fête : c’est quitter son cadre habituel et partager des émotions. Y contribuent largement quelques ingrédients indispensables pour une fête réussie :

 Les invités, la musique, le lieu, l’animation, l’offre de consommations…

Faire la fête c’est garder le souvenir d’un instant réussi (et éviter les lendemains difficiles).

 Faire la fête, c’est aussi être prévenant pour soi et auprès des autres. Une fête réussie, c’est à la portée de tous.

Chacun a une place à prendre dans le bon déroulé de la soirée, la prévention également. Lors des grands événements festifs, c’est au groupe qu’incombe l’ensemble de l’organisation de la fête et de ses aléas, alors que dans une petite soirée, chacun est responsable.

 Pour limiter un maximum les aléas, il est possible d’anticiper, de fixer un cadre.

 La bonne volonté d’un groupe organisateur est indispensable mais n’est pas suffisante, certains savoirs sont nécessaires (formations, informations, compétences…) :

 Des responsabilités juridiques et morales sont engagées.

Faire de la prévention

Chacun d’entre nous peut faire de la prévention.L’action de prévention est destinée à tous, La prévention c’est une culture, pas un coup d’éclat.

 La prévention doit s’inscrire dans le temps. Faire évoluer les pratiques ne se décrète pas, il faut emporter la conviction, obtenir l’adhésion, amener le changement et organiser la pérennisation des acquis :

En faire une culture commune de prévention. Lors d’une grande fête, l’organisateur doit s’impliquer dans la prévention.

II. Créer un groupe moteur

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 A/ Constitution d’un groupe moteur Pour commencer

 Il est nécessaire de rassembler un groupe de personnes motivées, dont le rôle sera « moteur » dans le lancement de la démarche prévention.

 Différents types de personnes peuvent constituer ce groupe moteur :

Étudiants, parents d’élèves, service médico-social, membres de l’administration ou membres de la communauté éducative.

Lorsque le groupe moteur est constitué uniquement d’étudiants, il est nécessaire de s’entourer de personnes référents, pour toutes les questions techniques :

 Cadre législatif, gestion financière, normes de sécurité, assurance, relation avec les fournisseurs…).

 La pérennisation du travail effectué (la transmission des compétences développées) est à prévoir dès la constitution du groupe.

Au-delà des ressources humaines, il est essentiel d’établir un état des lieux des autres besoins (en termes de savoirs, de matériel ou de financement), afin de se diriger vers les personnes ou structures compétentes dans ces domaines.

 III. Apporter de la cohérence à tous les composants de la fête

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De la qualité de l’organisation générale dépendra le succès de la fête. Prévoir des animations variées qualitatives de la fête.

 L’offre de boisson s’inscrit dans l’offre festive. Une réflexion sur le sens de la fête, avec une organisation concrète de celle-ci, doit porter sur l’ensemble des éléments :

le lieu, la musique, les animations, l’offre de consommations (type, variété et service des boissons, offre de nourriture), la création d’un espace déconnecté de la fête.

IV. Réduire les risques

Penser à réduire les risques lors d’une soirée, c’est permettre à chacun de passer un bon moment sans débordements, violences, agressions, comas éthyliques, etc.

 Concrètement, réduire les risques, c’est se poser la question du retour des participants, de la gestion des personnes, des excès éventuels.

 Cela doit se traduire par la mise en place d’un lieu dédié où chacun peut s’extraire un moment du bruit et de l’agitation, se reposer, reprendre des forces physiquement et psychologiquement.

 Dans cet espace détente, des étudiants formés à animer le lieu et gérer les difficultés de certains en assurent l’accueil.

Une fête réussie en vaut la peine, lancez-vous ! Chacun a des aptitudes à l’organisation d’une fête.

 Vous pouvez également développer vos compétences.

 Des professionnels sont là pour vous accompagner dans l’élaboration de ces savoirs, savoir-faire, et dans la réalisation de votre projet.

Des fiches pratiques sont également à votre disposition pour réussir votre fête.

En savoir plus : organiser une soirée étudiante réussie !

ORGANISER LA FÊTE POUR UNE SOIRÉE ÉTUDIANTE RÉUSSIE 

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A partir de l’état des lieux et de l’analyse des pratiques, la réflexion pourra s’engager sur ce qui peut être aménagé dans l’organisation de la fête.

 Bien identifier de quel type de fête il s’agit et les contraintes propres à chacune :

Où la fête se déroule-t-elle?

· En les murs : Quel public ? Ouverte ou non sur l’extérieur ? Le nombre de personnes attendues ?

· Hors les murs : Dans quel type de lieu :

espace de location, boite de nuit ? Quelles prestations sont prévues, par exemple qui assure la sécurité…

 Est-ce un prestataire qui prend en charge l’ensemble de l’organisation et reverse un pourcentage de la recette aux étudiants ?

 Lorsque la fête a lieu en dehors de l’établissement et lorsqu’un prestataire extérieur est impliqué, il est plus difficile pour les étudiants d’imposer leurs conditions.

Ceci d’autant plus qu’ils sont jeunes et peu expérimentés (Classes Préparatoires, IUT, etc.).

Peut-être serait-il utile de proposer un soutien lors de la négociation du contrat pour fixer un cahier des charges convenant aux 2 parties et prenant en compte l’aspect prévention.

Tous ces points permettent de définir le niveau de responsabilité des différents acteurs ainsi que l’importance du dispositif à mettre en œuvre.

Promouvoir une organisation responsable De la qualité de l’organisation générale et de l’investissement des organisateurs et des volontaires dépendra le succès de la fête et la soirée étudiante.

 Chacun des éléments ci-après sera à moduler en fonction de la taille et du type d’évènement festif, Nombre de personnes affectées à l’organisation :

Nos observations ont montré que les équipes chargées de la bonne marche de la fête fonctionnent souvent en sous-effectif.

L’effectif idéal serait de 1 organisateur pour 10 personnes lorsque l’on gère l’ensemble de l’évènement, 1 pour 20 participants lorsqu’il est organisé par un prestataire.

Prévoir des animations variées permet de distinguer la soirée étudiante d’une simple beuverie .

 Musique :

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Une programmation musicale, artistique, de qualité, adaptée au public, est recommandée.

Organiser des jeux, des concours (improvisation théâtrale, danse, slam, etc), défilés de mode, speed dating.

 Miser sur l’interactivité, le partenariat (réseau de compétences des autres établissements scolaires).

Toutes autres bonnes idées en matière d’animation sont à exploiter.

 · Maîtriser le niveau sonore conformément à la législation Des professionnels peuvent vous apporter leur expertise.

 · Prévoir un espace Détente Prévention !

 · Sécurité Indispensable dès que le nombre de personnes augmente Vigiles : il semble que généralement le nombre de vigiles soit largement prévu.

 Dans nos observations : 1 à 2 vigiles pour 100 participants selon le lieu où se déroule la soirée étudiante et le nombre d’entrées à surveiller.

Le coût n’est pas négligeable et pourrait être sans dommage diminué si le risque d’alcoolisation excessive était mieux maîtrisé.

 Les vigiles contrôlent les entrées et les sorties. Ils peuvent être amenés à refuser l’entrée à des jeunes ivres à l’arrivée ou les mettre dehors le cas échéant.

 Attention à ne pas, comme nous avons pu l’observer, rejeter dans la rue des jeunes ivres dans des zones sans transport, sans abri en plein hiver, sans surveillance.

 Réfléchir avec les vigiles et les organisateurs aux dispositions prévues dans ce cas. Premier secours :

 Indispensable dès que le rassemblement de personnes est important.

 Il est recommandé que dans le groupe d’organisateurs certaines personnes soient titulaires du PSC1.

Prévention des accidents de la route :

Envisager toutes les formules possibles : alcootest ; navettes….

Sachant que le traitement du risque immédiat en fin de soirée ne dispense pas des mesures préventives tout au long de la soirée.

Il est important de rappeler qu’aucun « produit récupérateur » ne dissout les effets de l’alcool.

L’attente est le seul moyen pour faire redescendre le taux d’alcool. La gestion des comptes doit être rigoureuse et l’équilibre financier de la soirée étudiante ne doit pas uniquement reposer sur la vente d’alcool Licence :

se reporter à la réglementation Seule une licence 2 provisoire peut-être demandée à la Préfecture.

 Il faut vérifier si les licences des établissements accueillant les soirées sont à jour, et si elles mentionnent bien la personne référent.

Achats : les quantités de boissons achetées doivent correspondre aux quantités qui seront servies.

Ceci demande un strict calcul. En effet, nos observations montrent une grande opacité dans la gestion des stocks, rares sont les organisateurs qui savent quelle quantité d’alcool a été consommée dans la soirée.

 L’achat de boissons alcoolisées ou non passe par les mêmes fournisseurs. Le prix d’achat peut être largement modulé par l’action publicitaire des alcooliers.

Il paraît plus sain d’acquérir les boissons au prix de gros et de se dispenser systématiquement du sponsoring.

 On peut favoriser d’autres sponsors moins immédiatement intéressés. Prévoir le repérage Repérage des étudiants ayant une spécificité.

– les conducteurs désignés. La prévention à l’entrée, en début de soirée, accroît la prise de conscience du risque.

Les moyens utilisés peuvent être un tampon, un bracelet permettant aux barmans de refuser le service si nécessaire.

Les facilitant Faire le choix de la qualité :

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Pour la musique comme pour les animations proposées. Les écueils La multiplication de contraintes organisationnelles en interne peut avoir pour effet de faire sortir les fêtes hors les murs.

 Penser se débarrasser du problème en supprimant les fêtes de l’enceinte de l’établissement ne fait que déplacer le problème et génère de nouveaux risques.

Soirée étudiante : Les facilitant :

La volonté affichée de l’administration de l’établissement et son implication soutenue dans le temps.

Les écueils :

Les difficultés du travail collectif. Il est toujours difficile pour les étudiants de porter un projet qui implique d’autres étudiants. Ils n’ont que peu de moyens d’incitation ou de pression à leur disposition.


Ressource : Comment organiser sans risque une soirée étudiante ? PARME : montetasoiree. com

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