animation Soirée d’entreprise Casablanca Maroc

Stratégie de l’Événementiel:Réussir l’organisation d’un événement

stratégie de communication événementielle:

1. A quel point nous en sommes

 2. La planification de l’Événement

 3. Le/ les LIEUX

4. Le BUDGET

5. Le Programme et l’Invitation

A quel point nous en sommes !

LA PLANIFICATION de l’événement

Animation Soirée d'entreprise Casablanca Maroc

stratégie de communication événementielle:

Une fois arrivés à l’idée du « quoi ? » « Qui ? » « Pourquoi ? » « Ou ? » « Quand ? » relatifs à notre événement il faut passer à l’étape de PLANIFICATION qui se déroule autour de :

  •   Recruter une équipe
  •  Mettre en place le plan d’exécution
  •  Rechercher et engager les prestataires de services
  •  Déterminer les assurances nécessaires
  •  Rédiger les contrats
  •  Planifier l’événement

ETRE EN REGLE AVEC LA LEGISLATION :

Pour éviter toutes sortes de problèmes il faut respecter les obligations en tant que agence événementielle et aussi s’assurer que les prestataires de services soient également assurés:

  • Assurance de Responsabilité Civile et Annulation d’événement
  • S’il y a la vente de voyages ou de séjours (billets d’avion, hôtellerie etc.) l’agence évènementielle doit être registrée au Registre d’immatriculation des Agents de Voyages (normes Atout France). Si non, il faut sous-traiter une agence qui réponde à ces critères
  • L’organisation de spectacles oblige à obtenir une Licence d’entrepreneur de spectacle
  • La réception du public doit suivre les Règles de sécurité en vigueur
  • S’il y a une activité sur la voie publique il faut les autorisations nécessaires

SEANCES DE TRAVAIL :

 Il faut organiser des SEANCES DE TRAVAIL régulières qui doivent suivre un ORDRE DU JOUR précis : pour un bon déroulement du travail il est bien d’archiver les OdJ et les Notes post-meeting pour avoir un appui pour le « Briefe » final.

Exemple d’OdJ de réunion :

Présentation des personnes présentes

  •   Excuses des personnes absentes
  •  Rappel de l’ordre du jour de la séance précédente
  •   Revue du plan de déroulement de l’événement et MAJ
  • Revue du budget et ajustements
  • Point sur la recherche des lieux et évaluations
  •  Point sur la recherche des fournisseurs et prestataires…

Et ainsi de suite selon l’avancement des phases de la Planifications

RECRUTER UNE EQUIPE et GESTION DES ROLES :

stratégie de communication événementielle:

Une équipe événementielle est normalement constituée de 2 à 10 personnes selon le type d’événement, sans compter les prestataires externes et les extras pour le jour J. Il faudra :

• Déterminer les différentes taches à accomplir

• Déterminer le nombre de personnes nécessaires

• Déterminer le profil nécessaire pour chaque poste

• Produire le descriptif de poste pour chaque fonction

• Faire passer les entretiens, recruter, rédiger les contrats et accueillir et former les éventuels nouveaux membres de l’équipe

• Créer une ORGANIGRAMME

Le personnel externe et technique dépendra du type d’événement et du lieu !

 Il est conseillé de préparer un BOOK pour chaque membre de l’équipe avec les grandes lignes du programme, les personnes clefs et référents avec leur numéros de téléphoné.

stratégie de communication événementielle: LES PLANS DE L’EVENEMENT

: Le document peut être sous formes différentes :

 Fichiers Word, Excel ou un logiciel spécialisé tel que Microsoft Project. Le plan de travail doit comprendre :

 • Définition des objectifs de l’événement

 • Détermination de la partie CREATIVE (séances de discussions, choix des thèmes )

 • Lieux de l’événement

 • Planification de l’événement

• Détermination de la logistique

• Définition du budget

• Détermination du Plan Marketing (prix, plan promotionnel, relation publiques)

 • Détermination de l’Administration (MAJ du plan, diffusion de l’information, signature des contrats)

Pour que le plan soit efficace il faut que les tâches soient réalistes et que le RESPONSABLE d’événement anime en continuation son équipe.

LE CHOIX DES PRESTATAIRES :

animation événements Casablanca Maroc

Selon le / les lieux choisis pour l’événement il est probable qu’il faudra faire appel à des prestataires externes pour tous besoins techniques mais le minimum des prestataires à sélectionner est :

 • Transport de l’aéroport, gares ou autres points de la ville vers le /les lieux d’événements

• L’hébergement

 • Le / les lieux pour l’événement (principal et secondaires)

• Les traiteurs

 • Les cadeaux aux participants.

 Tous les prestataires qui participeront à l’événement devront être en règle avec les normes de sécurité et la Lois (pas de problèmes quand on travaille avec des sociétés qui sont déjà spécialisés en événements comme les hôtels, les sites touristiques, les cabarets … )

 Pour toute prestation il faudra établir et signer un CONTRAT avec toutes les conditions.

stratégie de communication événementielle : Le/les LIEUX

dj femme à Casablanca, soirée Mohammedia, Rabat, Marrakech

 Le lieux est l’écrin de l’événement et doit être en cohérence avec le fil rouge et les objectifs.

L’ATMOSPHERE des lieux joue un rôle important sur la réussite de l’événement Les questions à se poser :

  • Le SITE convient-il au positionnement souhaité ?
  • Le SITE répond-il aux besoins du programme ?
  • Le PUBLIC visé appréciera-t-il le site ?

LE REPERAGE :

 Il est primordial d’effectuer une VISITE DE REPERAGE des lieux que l’on va proposer :

 Il faut s’imprégner de l’ambiance, se transposer ….

 Ce sera le moment de vérifier le flux du public en amont : entrées, sorties, passages, sorties de secours, accès pour le montage, emplacement pour la scène, les DJ éventuels, la place pour les discours, le vestiaire (attention à la saison !), l’office pour le traiteur, etc.…

 Le CHOIX du lieu s’évalue sur les facteurs suivants :

 1. La capacité et la superficie globale des espaces

 2. Le style et l’ambiance en fonction de l’impacte souhaité

 3. L’aménagement souhaité !

Selon le type d’événement, la CAPACITE’ des lieux doit être considérée pour le type d’activité spécifique.

 Les types d’installation plus fréquents sont :

  • Théâtre
  •  Classe
  • En U
  • Banquet

LA TECHNIQUE ET LA DÉCORATION :

 Cette phase est sous la responsabilité du DIRECTEUR DE PRODUCTION, le « Dir prod » et comprend la gestion du budget de l’événement, de la technique audiovisuelle (lumières, son et vidéo), de la scénographie, et de la coordination des différents prestataires de montage et de décoration.

En utilisant des lieux déjà organisés pour le MICE, cette phase est facilitée par la présence de personnel qualifié et des coordinateurs sur place pour :

  • La partie F&B (Food & beverage ) qui remplace les traiteurs ( attentions aux allergies alimentaires, aux végétariens )
  •   L’Accueil, le vestiaire, l’espaces pour les hôtesses, le personnel de sécurité, la présence du logo du client
  • Matériel technique (audiovisuel, son, éclairage, connexion Internet)
  • Décoration :Le décor joue le rôle de l’enveloppe, du réceptacle de l’événement, tout comme la lumière !
  •   Scénographie qui doit être spécifique à l’événement et au type d’animation choisie (attention à l’impacte culturel des couleurs !)

Stratégie de communication événementielle: LE BUDGET DE l’EVÉNEMENT

stratégie de communication événementielle

Le budget comprend des FRAIS FIXES, qui sont les mêmes quelque soit l’événement et des FRAIS VARIABLES qui dépendent du nombre des participants.

 La NEGOCIATION est très importante mais il faut toujours prévoir un surplus de 5% pour les imprévus.

 Il faut déterminer le palier qui vous permettra d’atteindre le POINT MORT et il faudra avoir constamment un œil sur le budget et le pointer à chaque réunion (à ne pas oublier dans l’OdJ).

 On peut faire appel à des SPONSORS qui pourront augmenter la rentabilité de l’événement en leur offrant une « vitrine visible » et pour cela il faudra trouver une entreprise dont les valeurs sont similaires à l’événement !

 Le SPONSOR acceptera lors qu’il pourra trouver dans l’événement un ROI en termes de visibilité et un impact sur les ventes (investissement stratégique).

MONTER LE BUDGET DE L’EVENMENT :

Avant tour il faut demander les DEVIS à tous les prestataires pour l’ensemble des prestations attendues (lieux, traiteur, animations, besoins techniques, personnel complémentaire, hébergement, transports).

 Les agences événementielles normalement travaillent en HONORAIRES :

 Cette « commission agence » pour la « maîtrise d’œuvre » est calculée sur les prestations des services vendues, hors « temps homme », soit sans compter le temps passé en agence pour travailler en équipe, et se situe autour du 12%.

 A ceci on peut rajouter les commissions rétrocédées par les prestataires (hôtels, sites) qui peuvent ou ne pas être partagées avec le client.

 Il est conseillé de bien vérifier la politique de TVA et de comparer les prix HT (un professionnel achète en HT et paye TTC).

LE PROGRAMME ET l’INVITATION :

La gestion logistique est assurée par un DIRECTEUR LOGISTIQUE, le « Dir log » qui s’occupe de :

ØINSCRIPTION des participants (invitations, listing, rooming-list)

 ØAccueil sur le site (flux, répartitions hôtesses)

ØAcheminements (transports, navettes)

 ØHébergements

 ØTraiteurs ØSignalétique

RECRUTEMENT DES PARTICIPANTS :

Les bonnes questions sont les suivantes :

• Qui est la cible ?

 • Comment recruter les participants ?

 • Sur quels critères ?

• A partir de quelle base de données ou quel listing?

 • Quel mode d’inscription ? Il faut sans doute s’adapter à la typologie des participants :

 Journalistes, VIP, Clients, prospects, personnalités politiques, show-business, collaborateurs etc.

Et décider COMMENT envoyer l’invitation :

• Invitation nominative

 • Par email

• Carton d’invitation

LE « SAVE THE DATE » et LES INVITATIONS:

 L’INVITATION DOIT « faire venir » !

Le libellé, le graphisme jouent un rôle significatif.

 Il faut faire rêver l’invité …

 Dans le « Save the date » il faut :

• Préciser la DATE afin de vous assurer que vos invités soient disponibles le jour J

 • Respecter le délai soit :

1 mois avant pour une soirée interne/2 mois pour une soirée publique / 3 mois pour un séminaire Dans l’INVITATION FORMELLE il faut préciser :

 • Dates et horaires

• Plan de la ville et/ou du quartier

• Moyens de transports

 • Listes de possibilités d’hébergement

• Nom de l’éventuel partenaire

Stratégie de communication événementielle LE PROGRAMME:

 Le programme de l’évènement expose ce que le public sera amené à faire, à écouter, à regarder et à manger. Il s’agit une programmation précise des activités et des intervenants à l’évènement.

Le programme est comme une pièce de théâtre qui se joue en plusieurs actes, dans votre stratégie de communication événementielle !

Ce qu’il faut prendre en compte est :

– Le positionnement de l’évènement

 – Ce qui pourrait intéresser le public

 -Ce que vous voulez que le public pense, ressente et apprenne

 – Les limites et le règlement de l’établissement

– Votre manière de « raconter une histoire à votre public »

Il faut le préparer de préférence en format PowerPoint pour la Présentation au client/ sponsor/directeur de l’agence.

Un extrait du programme peut être envoyé aux invités en tant que « pré-conditionnement » afin de les mettre « dans la situation » …

Le programme doit contenir les informations suivantes :

• La liste des intervenants (chefs d’entreprises, personnalités connues, show-biz)

 • La liste des divertissements, jeux, compétitions éventuelles

• La liste des ateliers (pour faciliter l’interactivité des participants)

 • Les éventuelles expositions artistiques

 • Les effets spéciaux (feu d’artifice, laser, projections sur grand écran)

• La musique

FINALISATION DU PROGRAMME :

Pour passer à la phase exécutive il faudra

• Lister et quantifier en terme de prix tout ce dont il y aura besoin (budget)

• Quantifier en terme de timing l’opération de montage/démontage

• Confirmer chaque activité et service prévue dans le programme

 • Vérifier la LOGIQUE du programme

• Tester le programme

 • Envoyer un CONTRAT à tous les prestataires et personnes engagées

• Passer à la partie conception/création/rédaction du programme

• Penser au document que vous remettrez à vos clients au moment du départ (pochette, plaquette, clefs USB.

Ressource stratégie de communication événementielle:  S.TRINCHERO

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